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好的管理工具,並無法使我們成為好的顧問

前陣子有同事要基欽分享去年執行某輔導案的感想,基欽想了想,回答了以下的說法,與朋友們分享!

"好的管理工具,並無法使我們成為好的顧問,但是它可以協助我們透過更周全的角度來檢視客戶所面臨的問題!唯有洞察人性、了解利益關係並掌握客戶所處產業之Domain Know How,才能成為一個好的顧問"

方法論並不是成為顧問最需要的東西阿!


關鍵人物的承諾


為使輔導建議能被採納,輔導案能順利推行,我們在輔導專案開跑前,一定要取得關鍵人物的承諾。然而,什麼叫做關鍵人物的承諾呢?就筆者的看法來說,是要取得對公司決策影響力大的人物們的認同與支持。若用圖示來表達,可以下圖為例。


該如何辨識影響力大的人物呢?一個顯而易見的方式,就是從職位來看,就筆者所接觸過的公司而言,大多是總經理掌權,董事長掛名居多,所以我們鎖定的對象會以總經理為主,然而,筆者也遇到過董事長、總經理的組合為父子檔、父女檔、父妻檔的公司,這時雖然說掌權的是總經理,但因其關係,所以我們必須要在顧慮到另一位高階主管的想法,他/她的想法往往更加重要。
        再來談到認同問題,這部份涉及到這些有影響力的主管們正如何處理問題“,以及其看待的態度。舉例來說,一個建築師在為一個家庭設計房子,最大的挑戰,其實並不是從技術角度來看的設計與建造問題,而是從客戶的家庭氛圍中把握正確的行動方向,因為家庭成員對待此建案的觀點可能不同,如何凝聚共識取得認同才是挑戰,同樣地顧問也會面臨像建築師所遇到的問題,甚至可能因為私利此問題更加放大。

顧問第一法則--不管客戶怎麼跟你說,一定有問題

顧問第一法則--不管客戶怎麼跟你說,一定有問題~~Gerald M. Weinberg

前陣子參與一件診斷案,在訪談的過程中,客戶說了一句話, 讓我印象很深刻,”我們的管理沒有問題,大部份的問題都出技術層面上,我們怎麼可能會說自已有問題呢?”,這句話讓我連想到Weinberg所說的顧問第一法則,不管客戶怎麼跟我們說,一定有問題,只是客戶不願意承認,此 時,我們應該採用婉轉方式來跟客戶說明,我們覺得貴公司 的體制、管理制度其實都在還不錯,但是我們相信一定還有做的更好的地方,讓客戶可以敞開心胸說明..

BCG假說思考心智圖

BCG假說思考心智圖                                                                                                                            
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5S輔導計畫 (變形的點式推法)

5s輔導計畫
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在協助企業進行5S的改善時,通常我們會依企業規模、組織型態等,有不同的推行方式,大略可分為1)點式推法 2)面式推法二種,而上述投影片所介紹的是變形的點式推法;而點式推法主要運用於小型企業,推行4個S上,另外,之所以稱之為變形,主要在於加了一個5S推行委員會。在此,與各位對推行5S有興趣的朋友一起分享。

尋找目標遊戲 (破冰遊戲)



做管理顧問或講師時,我們有時會透過遊戲的方式,讓學員"體會"一些事物,或者是協助學員在下午"1~2"點的睡眠時間中醒來,另外,在課程剛開始時,為了要讓學員上課氣氛更融洽,簡單的破冰遊戲更是不可少的,上面投影片所提及的,記得是我上經管班時,顧問所帶的活動,我把大致的玩法記錄下來了,供各位參考!

延伸閱讀
1.销售培训游戏
2.培训游戏

Johari winodow 可以這樣玩


先前跟各位提及,有時候我會擔任救火隊,試著帶領大家去玩些活動,所以,今天我要跟各位分享一下,我先前自已設計的遊戲,當時會想到這個遊戲,主要是我看到了 Johari Window, 其是進行自我認識和自我觀察的一個簡單有效的方法,它將自我分為四個部份,分別為1)Public self, 2)Secret self, 3)Blind self, 4)Unconscious self,而我們可以透過自我揭露與別人回饋的方式,來增加公眾我(Public self)的部份,看到這我就想了個簡單的遊戲,希望可以透過這遊戲,來請別人回饋對自已的看法,以下是遊戲大致的規則。

講到這,各位朋友可能會覺得有點奇怪,那上面那張圖是?上面那張是後來我去上經管班時,有位顧問也帶了同樣的遊戲,不過他要求大家寫的主題是”正面肯定他人的話”,而不是我先前介紹的,寫寫自已對他人的看法,不過因為遊戲規則相同,而且看到這些正面肯定的話,心情就會變得不錯,期許自已也能如同同學所提的那樣的好!

遊戲規則
1.主持人請參加成員將利用膠帶將A4紙張貼至別人背後
2.解說欲書寫的主題1)對他人的認知2)正面肯定的話語 (請勿署名)
3.請大家開始行動幫別人寫,寫完一人後,再輪寫別人的
4.直到每個人都寫完別人的,都輪完之後,遊戲既告結束
5.大家撕下自身背後的A4紙張,看看結果

遊戲時間
依參與人數而定,基本上是”參與人數 * 1”分鐘

遊戲建議人數
10人以上

所需道具
1.A4 Paper * 參與人數
2.膠帶
3.原子筆

Ps.老闆,您若看到此篇文章,請別在意,我沒有任何要超越你的意思,是我同學亂寫的啦!

延伸閱讀
1.Johari Winodw

半套的決策樹分析



前幾天在網路上看到ironsnow的一篇文章,覺得蠻有意思的,讓我想起先前上的PMP課程,所學到的決策樹分析,於是我就試著利用一個例子,並使用MindManager來試著做分析看看。

假設案例
當要研發一台LCD TV時,我們在考量電源的使用時,假設有三個考量因素,1)電壓 (110V or Full Range),2)AC Switch是否需要保留,3)相對應的機構件處置方法。

根據此三個因素,我試著畫出上面的Power Scenario,畫完之後,接下來本來要填上相對應的機率與成本等,以算是最佳的EMV,但是,我卻在這裡停了下來,我覺得有些scenario的機率與成本的數據是很難計算出來的,於是在上網尋求是否有其它方法時,我找到了Risk Doctor所提的資料,其提到了使用這方法,所會遇到的一些挑戰,我想我遇到了其中一個,既然查到了,就順便提出來讓大家參考看看。

使用決策樹分析的挑戰
1.此方法在可能的風險範圍受限下,僅能分析少量決策選項

2.一般的專案包括不同層次的許多風險,每一個皆涉及廣泛的風險範圍,而試圖僅用一個決策樹來表達,可能導致一個錯亂且無用的模式

3.此方法需將所有因素數量化—成本與後果通常皆為財務形式,而所有的機會則都必須以機率來估計

4.假定「風險中立的決策者」即其選擇是基於最高的期望價值(EMV)—而實際上卻很少是這種情況

既使有上述的挑戰,但是我仍然覺得這方法還是具有實用性的,它最起碼讓我在應考量因素的配對下,找出應有的Scenario,雖然算不出機率,得不到EMV,雖然只是半套,但還是推薦大家可以試著用用看。

參考來源:
1.Risk Doctor
2.決策樹分析看歐巴馬 vs, 希拉蕊
3.PMBOK 3rd P.258

從數字傳遞遊戲中談團隊合作

每當有Toastmaster會友臨時無法參加例會時,身為教育副會長的我,就必須要另外找人替補,不然就得自已上場了,這星期的例會,因為有二位會友臨時無法參加例會,又事出突然,所以就輪我上場了。由於準備時間短,我無法準備好演講,所以我決定帶著會友們玩個小遊戲,這遊戲是從網路上看來的,我依據所需做稍微的修改,在此分享給大家。

遊戲時間
20分鐘
3分鐘 遊戲介紹
12分鐘 遊戲進行
5 分鐘 小組討論

遊戲步驟
1、將會友分成若干組,每組會友5至8名左右,並選派每組一名會友出來擔任組長
2、各組組長開會討論協調暗號設計、傳遞順序等細節
3、談定後所有參賽的組員排縱列排好,隊伍的第一人到主持人處,主持人向全體會宣佈遊戲規則

遊戲規則
1、各隊代表(第一位)到講臺來,主持人:“我將給你們看一個數字,你們必須把這個數字通過姿體語言讓你全部的隊員都知道,並且讓小組的最後一位組員,將這個數字寫到講臺前的白紙上(寫上組名),看哪個隊伍速度最快,最準確
2、全過程不允許說話,後面一個隊員只能夠通過姿體語言向前一個隊員進行表達,通過這樣的傳遞方式層層傳遞,直到第一個隊員將這個數字寫在白紙上
3、比賽進行三局,每局中間休息1分鐘 (各組進行修正與討論)
4、數字設定為四位數、數字包含1~9 (不含0)、不重複

遊戲積分計算
第一局正確10分,第二局正確7分,第三局正確5分。
最快完成的一組加3分
最後積分最高的小組獲勝

小組討論 (包含我的想法)
1、如何可以精準的傳遞數字?
暗號設計
是否容易記住、讓人不易混淆
每個暗號之間頓點要明確
可以考慮組合暗號設計以減少暗號數量 (ex. 6=5+1,7=5+2)
訊息接收者
需設計”明確接受到”的暗號
傳遞順序
盡量找肢體動作較豐富的組員擔任第一位

2、這個遊戲帶給各位什麼啟示
要精準的傳遞數字給每一位,是需要每位組員的協助,才能得以完成,這遊戲說明了團隊合作的重要性。
我想透過這個遊戲跟各位會友談團隊合作一事。如果我們把”優質會議”比喻為要傳遞的數字,而每一位Assignment Taker,不論是計票、計時或是總主持人,都有其要扮演的角色,而每一位Assignment Taker都要扮演好自已的角色,如此一來,數字才會正確的傳遞到終點,而優質的會議才會出現。

3、P(計畫)D(實施)C(檢查)A(改善行動)迴圈中,在這個遊戲中如何得到體現?
剛開始的的小組會議,其是就是P (計劃)
遊戲執行是D (實施)
每局間的小組討論就是 C (檢查)
第二局、第三局其實就隱含著A (改善行動)

4、四個迴圈中,哪個步驟更為重要?
我覺得計畫階段(P)最為重要,先前沒規劃好,後面就會錯誤百出

參考來源:数字传递

實習顧問的第一訪...




上星期由於CPC課程的關係,開始進入案主訪談的階段,以下是我針對訪談的一些心得,
趁著空檔寫下來,留做紀錄,不然以後就忘了,也跟各位分享一下。

1.永遠沒有準備好的時候 (產業資料永遠沒有收集完的一天,案主狀況沒有完全掌握的一天)
訪談前其實我還蠻緊張的,不知會遇到什麼人,所以當天大多沒有笑容,周遭的夥伴,還以為我心情不好,其實是我覺得沒有準備好,在那窮緊張而以啦,事後跟夥伴提及此事,其對我說,其實永遠沒有準備好的一天,不必為了這而緊張,想想也對啦,我緊張什麼勁阿!

2.訪談前,接觸窗口如何向受訪者說明目的,會影響受訪者的接受訪談的態度,這是很重要的


3.語言與年紀的重要性-在訪問執行長時,因為不會說台語,加上年紀太輕,所以在訪談時無法拉近彼此距離。
由於執行長大多說台語,此時的我想要說些話,問些問題,卻說不太出來,真是"語言"到用時方很少阿!

4.有時訪談者無法回答問題時,可以適時的說明,但請不要針對受訪者的意見表達好惡
訪談者有義務將自身的問題解釋清楚,讓受訪者了解,但不可引導受訪者去回答,以免得到不適當的答案。

5.若是二位同時訪談一位,則要注意問題的邏輯性,必須等到一位問到一個段落,才繼續另一個人發問,這樣受訪者才不會覺得訪談者不知再問什麼,也不會造成思考的跳躍!

6. 有時受訪者認為的問題不見得一定是問題,有時受訪者因為工作內容與職位的關係,往往只看到"冰山的一角",此時顧問要扮演的角色,不僅是一個記者,將所發現的事反應給決策者,更要擔任偵探的角色,將真實的問題給發掘出來!

我的執著



人生的最後一堂課,你會說些什麼?上面的影片是位任教於卡內基美隆大學資科系的教授Randy Pausch所發表的講說,他罹患了胰臟癌,而這是他人生的最後一刻站上講台,跟學生以及聽眾分享他這一生所體會到的經驗,在這影片中他提到了很多值得令人深思的句子,比如說:
1)人的美好有時需花段時間才能體會
2)問題不在於如何實現夢想,而是如何無悔過人生
3)那種你無法獲得想要事物的體驗才是最寶貴的(執著的重要)

在這裡面我感觸最深的是執著的重要,而這也是我想跟各位分享的"我的執著"

我從研究所開始就對顧問業充滿了憧憬,夢想著有一天能夠進顧問業。記得在我研究所要畢業那一年,那天是我生日,我想送給自已一個生日禮物,於是我鼓起勇氣,打電話到Mckinsey Taipei,表明自已想爭取無薪實習一年的機會,結果對方卻冷淡的回了我一句,這邊沒有這樣的職缺就拒絕了我的請求,想當然爾這年的生日並不好過。

我就這樣放棄了嗎?不!我開始找尋應屆徵選的訊息,參與Mckinsey在台大辦的徵才說明會,並且主動去認識在場的顧問,了解徵才的條件,最後才得知Mckinsey在那幾年,才錄取了1~2個台大及1個政大的應屆畢業生,其它都是留學生,雖然覺得自已並不是頂尖聰明,但還是硬著頭皮將resume寄了出去,但最後還是石沈大海。

後來進入台灣固網工作,服務一陣子後,在面臨工作要轉換之際,我還是繼續嘗試去找顧問業的工作,在這期間我得到了中國生產力中心的面試機會,但由於那次的面試並沒有表現的很好,結果也不理想。

而如今,我在一家做液晶電視的ODM廠做PM,努力的學習,也做的蠻快樂的,但若你問我,我的執著與夢想呢?我會說,我剛從中國生產力中心經管顧問師班的課程中結業(第一階段),準備邁入下一階段企業實習,也就是實際尋找一家企業給予診斷與輔導。套句廣告詞,若你要問我的現況,我會說"我若不是在做顧問就是在往顧問這條路上!" 這就是我的夢想、我的執著!


影片出處:
麻省理工學院「開放式課程網頁」論文共享與補充資料

參考閱讀:
Rand Pausch故事介紹
個人網頁

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6/15更新
剛上amt看,發現amt也有了blog,大家有空可以上去看看!

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